業界をリードするワークマネージメントプラットフォームであるSmartsheet（スマートシート）は、複雑な業務プロセスの管理におけるスプレッドシートの隠れたコストと限界を明らかにする調査を実施した。さまざまな業界の専門家を対象としたこの調査では、スプレッドシートは依然としてビジネスにおいて信頼できるツールである一方で、チームの規模やワークフローが拡大するにつれて、その限界がより顕著になることが明らかになった。
調査によると、専門家の94%がExcelを定期的に使用し、61%がGoogleスプレッドシートを使っている。しかし、異なるタイムゾーンにまたがるチーム間の連携、複雑な取り組みの立ち上げ、部門横断的なワークフローの管理などを行う中で、業務管理には複数のツールが必要であることが明らかになっている。調査では、専門家の89%が業務管理に複数のツールを使っていることが明らかになった。
スプレッドシートは広く普及しているにもかかわらず、調査では、スプレッドシートで業務を管理すると作業量が増え、リスクも増大することが明らかになった。セルの書式設定、数式の再確認、更新内容の手動追跡にかかる時間に加え、見落とされがちなエラーのリスクも相まって、正確性、意思決定、そして成果を損なう可能性がある。専門家が挙げた主な不満点には、システム間で情報が分散していること、メールやコメントでのフィードバックが失われていること、変更内容や保留中のタスクが明確に把握されていないことなどが挙げられている。
組織が成長するにつれて、チームコラボレーションの拡張、自動化、構造化へのプレッシャーが高まる。スプレッドシートは確かに便利だが、大規模なチーム、複数の機能、複雑なワークフローを管理するようには設計されていない。そのため、チームはより優れた可視性、より多くの自動化、そしてよりスムーズなプロセスを提供するツールを求めている。調査によると、チームが新しいツールを探す最も一般的な理由は、プロジェクトの複雑さとチームの拡大であることが分かった。
こうした課題にもかかわらず、多くのチームは、インターフェイスへのなじみやすさ、全体的な満足度、そして現在のニーズに適応できるツールの柔軟性を理由に、スプレッドシートを使い続けている。しかし、この調査では、スプレッドシートへのこうした慣れ親しんだ感覚が、根本的な非効率性と隠れたコストを覆い隠していることが示唆されている。
Smartsheetの調査は、スプレッドシートの限界と、より効率的なワークマネージメントツールの必要性について貴重な洞察を提供している。同社のプラットフォームは、チームによるプロジェクトの調整、反復的なタスクの自動化、システム間のデータ連携、そして組織のあらゆるレベルでの可視性の提供を支援するように設計されており、調査で特定された課題に対する現実的なソリューションを提供する。
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出典：Smartsheet
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