大手ワークマネージメントプラットフォームのSmartsheetは、新機能であるファイルライブラリーの導入により、企業がコンテンツを扱う方法を革新する。ファイルを仕事のコンテキストに取り入れることでコンテンツ管理を合理化し、チームが世界中のどこからでもいつでもコンテンツを簡単に見つけ、共有し、共同作業できるようにすることを目的としている。
ファイルライブラリーは、コンテンツに大きく依存する企業が直面する一般的な課題に対処するために設計されている。これには、ファイルのナビゲートとアクションの難しさ、管理するアセットの数の増加、さまざまなシステムでのコンテンツのサイロ化などが含まれる。ファイルライブラリーは、プロジェクトと一緒にファイルを一元管理することで、チームがコンテンツに簡単にアクセスしてアクションを実行できるようにする。これにより、システム間の切り替えに費やす時間が短縮されるだけでなく、コンテンツを作業の横に配置することで、コンテンツの影響力が高まる。
ファイルライブラリーの優れた機能の1つは、非同期のコラボレーションを容易にする組み込みの注釈機能と会話機能だ。ユーザーは、画像、動画、プレゼンテーション、またはPDFファイルに直接コメント、注釈、@メンションできる。これにより、コンテンツのレビューと承認が効率化され、断片化されたフィードバックループに費やす時間が短縮され、チームは仕事の遂行に集中できるようになる。その結果、会議ややり取りが減り、コンテンツの最終バージョンへの道がよりスムーズになる。
ファイルライブラリーには強力なバージョン管理、検索、タグ付け機能も備わっており、ユーザーはファイルの正確性と可用性をより細かく制御できる。チームはファイルの一括アップロード、タグ付け、バージョン管理を行えるため、最新のコンテンツに簡単にアクセスできる。これにより、アセット間の一貫性が維持されるだけでなく、統一されたまとまりのあるブランドアイデンティティーの表現にも貢献する。
Smartsheetのファイルライブラリーは、コンテンツに依存するビジネスにとって画期的なものだ。ファイルを一元管理し、共同作業を促進し、ユーザーがコンテンツをより細かく制御できるようにすることで、コンテンツ管理の効率と効果を高める。ファイルライブラリーは現在、アーリーアダプター向けに提供されており、今月末にはSmartsheetの新しいユーザーサブスクリプションモデルの全ユーザーに提供される予定だ。
出典：Smartsheet
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